Hinweisgeber- und Beschwerdemanagementsystem

Im Rahmen der Umsetzung unserer Compliance Strategie haben wir ein umfassendes Compliance Management System (CMS) zur Sicherstellung eines ethischen sowie gesetzes- und rechtskonformen Verhaltens unserer Organisation eingerichtet. Das CMS dient ebenso der Verhinderung und Prävention von Verstößen. Diese Zielsetzung richtet sich an unseren Vorstand, an alle Mitarbeitende sowie auch an unsere Geschäftspartner. Ein wesentliches Element unseres CMS ist die Einrichtung eines webbasierten internen Hinweisgeber-Systems. Alle Mitarbeitende unserer Organisation sowie unsere Geschäftspartner (Lieferanten und Kunden usw.) haben darüber die Möglichkeit, Meldungen über Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien – auch vollständig anonym – abzugeben.

Bitte beachten Sie, dass unser Hinweisgeber-System nur für die Meldung von Verstößen gemäß §2 HinSchG konzipiert ist. Es handelt sich dabei insbesondere, aber nicht ausschließlich, um Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, sofern letztere dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen.

Sollte Ihr Anliegen die oben gennanten Kriterien nicht erfüllen, so bitten wir Sie, ihre Beschwerde an unser Beschwerdemanagement zu richten. Aus Vertraulichkeitsgründen dürften wir keine Hinweise aus dem Hinweisgeber-System an unser Beschwerdemanagement weiterleiten. 

Hinweisgebersystem - Hinweise zur Meldung über Verstöße 

• Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie unsere Geschäftspartner (Kunden und Lieferanten) sind berechtigt, Meldungen abzugeben.
   
• Sie können Ihre Meldung selbstverständlich auch anonym abgeben, indem Sie keine persönlichen Informationen angeben, die eine Identifikation zu Ihrer Person ermöglichen. Die Aufklärung eines Verstoßes kann unter Umständen jedoch effektiver erfolgen, wenn Sie Ihre Kontaktdaten angeben. Ihre Identität wird grundsätzlich ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als dem Beauftragten für das Hinweisgebersystem nach Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und den erforderlich einzubindenden zuständigen Abteilungen und Stellen offengelegt (Ausnahmen können insbesondere bei behördlichen Untersuchungen oder in Gerichtsverfahren gelten).

• Lediglich der Beauftragte für das Hinweisgebersystem erhält in einem ersten Schritt Kenntnis von Ihrer Meldung und begleitet die weiteren wesentlichen Schritte der Aufklärung. Nicht befugte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens erhalten keinen Zugriff auf Ihre Meldung. Sämtliche Informationen Ihrer Meldung werden streng vertraulich behandelt.
   
• Wenn Sie eine Meldung einreichen, können Sie den Bearbeitungsstatus Ihrer Meldung in Ihrem Login-Bereich einsehen. Über diesen Login-Bereich erhält der Beauftragte für das Hinweisgebersystem auch Gelegenheit, vertraulich Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, sofern Rückfragen bestehen. Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit, weitere Informationen zur Verfügung zu stellen. Sie erhalten nach Einreichung Ihrer Meldung dazu Login-Daten. Diese Login-Daten (Benutzernamen und Passwort) werden automatisch generiert. Bitte merken Sie sich diese Login-Daten. Dieser Login-Bereich steht Ihnen selbstverständlich auch zur Verfügung, wenn Sie Ihre Meldung anonym abgeben. Ihre Anonymität bleibt dabei gewahrt.
   
• Das Hinweisgeber-System bezweckt die Entgegennahme von Meldungen über Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien. Für allgemeine Beschwerden oder Fragen zu unseren Dienstleistungen wenden Sie sich bitte an unsere allgemeine Kontaktadresse.
   
• Bitte geben Sie nur solche Meldungen ab, von denen Sie sicher sind, dass die mitgeteilten Tatsachen der Wahrheit entsprechen. Von bewusst wahrheitswidrigen Behauptungen bzw. unwahren Tatsachen ist Abstand zu nehmen, weil dies u.U. eine Strafbarkeit für den Hinweisgeber begründen kann. In Zweifelsfällen kennzeichnen Sie Ihre Meldung als Vermutung oder Aussage dritter Personen.

• Nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung in Ihrem Login-Bereich. Anschließend erhalten Sie innerhalb von maximal drei Monaten nach Eingang der Meldung eine Rückmeldung durch den Beauftragten für das Hinweisgebersystem über die geplanten oder bereits ergriffenen Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Folgemaßnahmen (wie etwa interne Nachforschungen oder Ermittlungen). Sofern Sie Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, werden Sie über jeden aktuellen Bearbeitungsstatus in Ihrem Login-Bereich auch per E-Mail informiert.
• Bitte beachten Sie zudem unsere Datenschutzhinweise für das Hinweisgeber-System.